Mogu li virtualni događaji biti uspješni? Upravljanje događajima dok su učesnici uz laptope, mobitele ili tablete – dio I

29/07/2020
| No Comments
virtualni događaji
Širite znanje

Dilema kako organizovati javni događaj tokom 2020 je uslovljena okolnostima pandemije. Fizički ili virtualni događaj ili kombinacija za mnoge organizacije je predmet rasprava o isplativosti, fleksibilnosti, šta sa podacima, umrežavanju, brandingu i povratu investicije…

Biti na nekoj konferenciji na kojoj se razgovara o temama koje vas interesuju je korisno iz nekoliko razloga. Nešto se novo nauči. Upoznaju se nove osobe koje su manje-više bitne u toj profesiji, a svako poznanstvo može biti vrijedno ako se održava i ima obostrano poštovanje i interes. Korisno je i izaći iz svoje zone komfora i poslovnog kruga i vidjeti kako se to nešto radi negdje drugdje. Naravno, tu je i obično ukusna hrana i piće, i obično besplatno. Koji god da je vama bitniji razlog, organizacije konferencija, seminara i sličnih profesionalnih druženja je posebna industrija događaja, koja je u ekspanziji.

Prijava, dolazak, sam događaj, odlazak i iskustvo nakon događaja sve više ovise od digitalnih kanala. Za događaje saznajemo putem društvenih mreža i mobilnih aplikacija. Prijavljujemo se raznim online formama. Razmjenjujemo iskustva tokom same konferencije putem društvenih mreža ili posebne aplikacije za zajednicu učesnika. Često je dolazak i odlazak olakšan uz pomoć mobilnih aplikacija kao Uber ili Lyft. Pročitajte moje iskustvo sa jedne od konferencija o digitalnom marketingu održanoj u Istanbulu 2015. 

Industrija događaja je uvijek u pokretu, a trendovi u industriji događaja to i odražavaju brzim rastom. Naime, veličina industrije organizacija događaja procijenjena je na 1100 milijardi USD u 2018. godini tj. 1,1 trilijun USD! Očekivalo se da će rasti oko 10,3% godišnje i doseći 2,33 trilijuna USD do 2026. godine.

Događaji se iz konferencijskih sala i bogatih švedskih stolova preselili u kućne fotelje

Ali onda je došla 2020. godina, COVID-19 pandemija i globalno otkazivanje raznih događaja širom svijeta. Na Google trendovima pretraga u 2020. godini je vidljiv porast interesa za virtualne događaje, dok je u isto vrijeme opao obim pretrage za mjesto održavanja događaja koji su se od mjeseca marta masovno otkazivali.

Još i prije pandemije su postojale digitalni alati koji su utjecali na kvalitetnije iskustvo neke konferencije ili seminara. Ovdje možete pronaći alate za organizatore raznih događaja. A kako osigurati kvalitetnu podršku za organizaciju virtualnog događaja?

Već tokom mjeseca marta kada su mjere izolacije bile na snazi u većini država, mnogi su organizatori raznih događaja razmišljali kako se prilagoditi novonastalim okolnostima. A okolnosti su ograničene opcije putovanja, zatvorene lokacije za masovnija okupljanja, stroge preporuke fizičkog distanciranja uz nošenje maski i higijenske mjere. Navedene okolnosti nikako nisu odgovarale organizatorima konferencija i seminara. Kako nastaviti sa organizacijom događaja a da se osigura sigurnost, zdravstvene preporuke i na kraju svrsishodnost samog događaja? Nije bilo puno opcija osim prelazak na organizaciju virtualnog događaja.

Prisustvovao sam nekoliko virtualnih konferencija, webinara i seminara koji su bili organizovani tokom pandemije. Zajedničko im je da su dokazali da se može organizovati virtualna konferencija a da se pri tome ljudi mogu uvezivati, diskutovati, pratiti izlaganja i prezentacije. Neke su bile i mnogo posjećenije nego što su organizatori sami očekivali. Rijetke su konferencije na kojima možete aktivno učestvovati iz svog stana pa i dok idete po djecu u školu. Razne aplikacije su dokazale da mogu osigurati virtualno prisustvo korisnički glasom, slikom ili tekstom. Realno zbog svog asinkronog modela imaju i veći potencijal za veće angažovanje učesnika. Svi možemo istovremeno kucati pitanja, slušati učesnike i razgovarati međusobno, pa čak i slušati odgovore i predavače dok ste u javnom prijevozu sa mobilnom telefonom. Tu fleksibilnost ne nudi konferencija u nekoj hotelskoj sali. Kako se ljudi prilagode na te nove okolnosti? Tu su navike obavljanja posla na određen način veliki faktor. Neko jednostavno želi poslovnu blisku interakciju sa ljudima i toma pridaje veću vrijednost, bez obzira što na virtualnoj konferenciji može istovremeno razgovarati sa više učesnika i razmjenjivati svoje ideje, pitanja i sugestije.

Koliko su kvalitetni virtualni događaji organizovani u Bosni i Hercegovini i šire?

Izdvojio bih tri virtualna događaja na kojima sam prisustvovao. Svaki je imao različitu publiku, način upravljanja kao i cilj.

Prvi je organizovan od strane međunarodnih organizacija i bavio se digitalnom transformacijom raznih nivoa uprave u Bosni i Hercegovini. Konferencija je bila prilično dinamična sa nekim standardnim tokom gdje su dominirali nekoliko panelista sa periodima za pitanja i diskusiju. Kao i ostale konferencije ovog tipa, gdje su organizatori (međunarodne organizacije) i krajnji korisnici (organi uprave i krajnji korisnici – građani) kao implementatori eventualnih rješenja i zaključaka različite dvije skupine, ostaje da se vidi koje će rezultate imati. Konferencija je bila organizovana od strane stručnog osoblja iz UNDP-a i UK ambasade u BiH. Korištena je platforma ZOOM koja se pokazala odličnom tokom spajanja na jedno virtualno mjesto nekoliko desetina učesnika od kojih su se pojedini nalazili u različitim gradovima u Bosni i Hercegovini kao i u različitim državama.

Drugi je organizovan od strane akademske zajednice. U organizaciji Elektrotehničkog fakulteta, Univerziteta u Sarajevu, održana je prva virtuelna konferencija “Women in Data Science (WiDS) Sarajevo @ University of Sarajevo” koja je imala za cilj razmjenu i prezentaciju iskustava i istraživanja iz oblasti nauke o podacima (Data Science). Organizacija je bila odlična imajući u vidu broj prezentacija, aktivnu diskusiju tokom i nakon svakog izlaganja i da je većinu posla obavljala ambasadorica WiDS za Sarajevo, Amila Akagić. I ovaj put se ZOOM platforma pokazala kao dobar izbor. Učesnice su bile aktivne i tokom prezentacija je bila izražena velika zainteresovanost za interesantna izlaganja primjene nauke o podacima.

Treći primjer je privatni sektor koji se organizovao uz pomoć DKR – Njemačkog centra za robotiku iz Tuzle koja se bavi obukom i profesionalnim razvoj iz oblasti robotike i automatizacije. Zainteresovane firme su prisustvovale webinarima koji su za cilj imali približiti trendove u robotici i automatici firmama u Bosni i Hercegovini. Zbog specifičnosti teme webinar je bio manje posjećen, ali je sadržaj bio interesantan i koristan za poslovne subjekte koji mogu povećati svoju konkurentnost na tržištu implementacijom robota u proizvodnju.

Zadnji primjer je konferencija koja je imala oko hiljadu učesnika. Govornik je bio profesor financija i ekonomije na Univerzitetu Illinois, Larry DeBrock a tema je bila utjecaj pandemije na ekonomiju. Webinar se održao u aprilu i primjer je kako akademska zajednica može aktivno utjecati na kvalitetno informisanje o pojavama koje su mnogima nove i uzrok su mnogih nesporazuma i pogrešnih informacija. Također je dokaz da se može organizovati događaj koji će privući maksimalan broj učesnika, a to je bilo 1000 onih koji su se prvi registrovali.

Ostaje da se vidi u skoroj budućnosti koliko su navedeni seminari služili svrsi. Hoće li digitalna transformacija krenuti od vrha uprave, lokalne uprave ili krajnjeg korisnika? Ili koordinirano iz svih navedenih polaznih tačaka. Hoće li se naći svrsishodnije upravljanje i korištenje podataka kako bi se unaprijedilo odlučivanje kao i samo istraživanje pojava u našoj okolini? Koliko će firmi u narednom periodu krenuti u projekte automatizacije i robotizacije svoje proizvodnje ili barem manjeg dijela procesa? Jedno je sigurno. Virtualni događaji su omogućili i meni kao i mnogim drugim da sa registruju i konstruktivno učestvuju u događajima iz sigurne i udobne fotelje u stanu. Nije mi se dalo da postavljam švedski stol samo sa sebe ali sam uživao u dijelovima konferencije prateći je na TV-u uz kafu.

Nove platforme za organizaciju virtualnih događaja

Platforme kao što su ZOOM, Google Meet, Microsoft Team i WebEx su dobile raznoliku konkurenciju koje virtualne događaje ne gledaju samo kao neke video konferencijske pozive. Nude se i simulacije društvenih igrica tokom pauza, prilika za uvezivanje uz simulaciju ispijanja kafa na stolu sa nekoliko učesnika. Efikasnost tih platformi nije upitna. Ja sam recimo mnogo više upoznao učesnika tokom par virtualnih konferencija nego na nekim velikim tradicionalnim. Kratko predstavimo dvije relativno nove platforme koje nude razne opcije za organizaciju virtualnih konferencija, seminara i prilika za umrežavanje u željenim industrijama. To su Deal Room i Remo.

Na primjer Deal Room je platforma koja omogućava korisnicima da započnu interakciju i prije početka događaja. Na primjer, korisnici mogu započeti razgovor s drugim sudionikom i započeti umrežavanje i eventualna razgovor o suradnji i prije događaja. Tu je i rezervacija 1 na 1 sastanka za umrežavanja. Vidite nekog ko vam može biti zanimljiv za vaše poslovanje i rezervišete sa tom osobom neko vrijeme uz kafu u pauzi konferencije. Puno efikasnije i produktivnije nego lutanjem i traženje poznatih lica tokom pauza. Prijavljivanje može biti jednostavnije sa pametnim telefonom. Organizatori mogu prikupiti mnogo dragocjenih informacija kao i nastaviti interakciju i nakon konferencije, a da sve ostane u krugu prijavljenih učesnika.

Platforma Remo je dizajnirana tako da olakšava umrežavanje i interakciju. Tokom sesija umrežavanja, možete se pridružiti bilo kojem dostupnom stolu u realnom vremenu i uključiti se u razgovor s drugim sudionicima ili raspravljati o temama koje vam stoje na raspolaganju. Glavni govornici konferencije mogu preuzeti riječ sa funkcijom za razmjenu poruka (chat) da odgovore na pitanja publike. Imajući pouzdanu, interaktivnu i zabavnu platformu poput Remo može se virtualna konferencija učiniti zanimljivim doživljajem koji se i dalje osjeća kao na pravoj konferenciji.

Upravljanje virtualnim događajima

Prije su organizacije obično angažovale neku specijaliziranu agenciju koja se brinula o organizaciji konferencije. Sa već definisanim ciljevima organizator je od agencije obično očekivao da organizuje prostor, tehničku i transportnu logistiku, prijevoz i smještaj učesnika, već mnogo puta spomenuti švedski stol i osvježenje pa sve do izlaznih anketa o uspješnosti događaja. Postoji li slična usluga za organizaciju virtualnih događaja?

Mnogi organizatori bi više voljeli da se posvete samoj temi konferencije, učesnicima i ciljevima nego da se bave brzom obukom učesnika, pračenjem virtualnih soba i svih razgovora i pitanja. Nakon kratke ankete među organizatorima konferencija kojima sam prisustvovao ovo su neki od rizika koje su izdvojili:

  • naći odgovarajuću platformu uz minimalan trošak
  • neizvjesnost oko broja učesnika
  • tehnički problemi i slaba internet veza

Izdvajamo i najčešće probleme sa kojim su se susretali tokom samih događaja:

  • tehnički problemi i znanje učesnika kao audio/video, pristup, praćenje sadržaja i orijentacija u platformi
  • nedostatak aktivnosti i angažovanosti učesnika.

Za samu organizaciju virtualnih događaja anketirani organizatori su najviše koristili ZOOM cloud platformu, zatim Microsoft Teams, pa onda ostale kao, WebEx, Google Meet i GoToMeeting.

Preko 60% organizatora je odgovorilo da je njihovim događajima prisustvovalo više od 50 učesnika. Naveli su šta bi željeli unaprijediti za buduće virtualne događaje:

  • veći broj učesnika,
  • intenzivnija interakcija,
  • kvalitetniji i prilagođeniji sadržaj prezentacija i izlaganja
  • efikasnije platforme za održavanje webinara
  • priprema i edukacija učesnika o digitalnim alatima i
  • aktivnosti nakon događaja: objava video sadržaja, platforma za nastavak diskusije i kolaboracije o temi događaja

I na kraju ankete pitali smo šta misle o mogućnosti da neka agencija ponudi uslugu organizacije virtualnog događaja. Ponuda bi recimo uključivala promociju, distribuciju i promociju pozivnica, vizualni identitet, upravljanje platformom tokom samog događaja, obradom i objavom video i ostalog materijala nakon događaja kao i eventualno upravljanje kolaboracijom i zajednicom učesnika kako bi se ciljevi i zadaci konferencije efikasnije sprovodili. Odgovori su u rasponu od: nema potrebe sve možemo sami raditi do bilo bi korisno uz povoljni cijenu imati nekoga ko se brine o pripremi, toku i aktivnostima nakon konferencije, dok bi organizatori mogli kvalitetnije da se fokusiraju na same ciljeve i temu događaja. 

Svjedoci smo rapidnog razvoja platformi za virtualne događaje koje nude nove usluge i opcije kako bi događaji bili što efikasniji. Lista načina na koje se možete angažovati sa učesnicima na nekom virtualnom seminaru ili konferenciji konstantno raste. Tu su razne igre u pauzama, diskusije u manjim grupama, razne prilike za umrežavanjem i upoznavanjem svih učesnika, kolaborativne ploče za rad i iznošenje ideja itd. Lista aktivnosti koje možete obaviti tokom jednog virtualnog događaja je mnogo duža od liste kada smo lično išli. Naravno, neophodno je poznavanje tehnologije i komunikacije putem iste.

Inspirisani anketnim odgovorima i sve većem broju opcija za organizaciju virtualnih događaja u drugom dijelu teksta opisujemo aktivnosti i sugestije kako bi virtualan događaj bio što uspješniji.

Dženan Buzadžić

Izvor: 


Širite znanje
Digitalizacija