Kako se ponašati na ZOOM konferenciji? Pristojnost i profesionalan odnos prema svim učesnicima se podrazumijeva. Organizatori bi trebali organizovati virtualne događaje radi učesnika a ne isključivo radi svojih ciljeva. Poticati aktivno angažovanje učesnika, organizatorima je preduslov za efikasan virtualan događaj.
Susreti ljudi se sve više sele na digitalne platforme. Pandemija je ubrzala već ubrzani trend gdje se organizacija i velikih događaja preselila na video i kolaborativne platforme. Ti virtualni događaji i konferencije imaju svoje izazove kako za organizatore tako i za učesnike. Prednosti su evidentna prilika za učestvovanje i prisustvu događajima kojima u normalnim okolnostima vjerovatno ne bi mogli prisustvovati. Ili se organizuju na nekoj udaljenoj lokaciji, ili je za prisustvo bilo neophodno veće financijsko izdvajanje.
Virtualni događaji pružaju učesnicima priliku da prisustvuju i kolaboriraju sa profesionalcima i zainteresovanima iz čitavog svijeta. Sve iz udobnosti vlastite fotelje i blagodati stabilne Internet veze. Kako bi učinak i doživljaj bio što bolji učesnici bi trebali što bolje ovladati platformama na kojima se organizuje događaj. Generalno je korisno poznavati osnove uvezivanja i kolaboracije u realnom vremenu putem video ili audio razmjene, kratkih tekstualnih poruka ili odgovaranje na razne vrste anketa i društvenih igara.
Šta možete dobiti učestvovanjem na virtualnoj konferenciji?
Ako ste vidjeli informaciju o nekoj virtualnoj konferenciji ili webinaru o temi koja vas zanima onda ste već jednom “nogom” na tom događaja. Ostaje samo da se registrujete i zabilježite u svoj kalendar uz podsjetnik. Učestvovanjem imate priliku da naučite nešto novo od vrhunskih profesionalaca iz oblasti koja vas interesuje. Imate priliku i da te iste osobe pitate što vas zanima. Velika je vjerovatnoća da dobijete pravovremeni odgovor.
Prilika je i za uvezivanjem sa ostalim učesnicima gdje i vi možete prenositi svoje znanje i iskustvo. Mnoge virtualne konferencije omogućuju i priliku za umrežavanje gdje se mogu stvoriti nove poslovne prilike. U svakom slučaju učestvovanjem na virtualnim događajima i kao pasivni posmatrač dobijate mnogo više nego ako ne učestvujete. Naravno, da bi se što efikasnije angažovali bitno je da dobro poznajete platformu na kojoj se odvija događaj. Ako je to ZOOM, onda je bitno da znate kako postaviti pitanja na Q&A ili chat opciji. Kako dignuti ruku i tražiti riječ i kako uključiti ili isključiti zvuk ili video ovisno od trenutnih okolnosti i potrebe. Bitno je ipak obratiti pažnju šta vam je u pozadini i kako ste obučeni ako koristite video. A za audio je bitno da se nalazite na nekoj mirnoj i tihoj lokaciji.
Savjet za učesnike: Nakon što se registrujete za događaj pogledajte na kojoj se platformi ili alatima odvija. Obavezno prije samog događaja testirajte alat i eksperimentišite. Tako se najbolje uči. Najbolje bi bilo ako imate neku osobu da vam bude partner u testiranju i organizujete testni virtualni događaj kako bi istražili sve mogućnosti platforme.
Kako organizovati uspješan virtualni događaj?
Organizacija tradicionalnih događaja je izazovan posao imajući u vidu raznolikost publike, njihove običaje i standarde ponašanja, neophodnost koordinacije učesnika, panelista, transporta, i svih drugih aktivnosti koje učesnike i organizatore čine zadovoljnim klijentima. A koji su izazovi u organizaciji u upravljanju virtualnog događaja? Potreba za angažmanom i aktivnim sudjelovanjem učesnika je jedan od sličnih ciljeva. Ovaj put organizatori moraju odlično ovladati platformom na kojoj organizuju događaje kao i aktivnostima koji će osigurati željeni odziv i angažman. U nastavku donosimo sugestije i korake kako bi olakšali učestvovanje, organizaciju i virtualne događaje učinili efikasnijim.
- Analiza – Sama odluka o organizaciji virtualnog događaja mora uzeti u obzir same učesnike. Koji su razlozi organizacije? Mogu li se ciljevi ispuniti virtualnim spajanjem učesnika? Odgovara li potencijalnim učesnicima taj novi način komunikacije i organizacije? Kojim resursima raspolažete za organizaciju virtualnog događaja? Koji su ciljevi i KPI? Sva ova pitanja i eventualni odgovori morate imate prije nego krenete u organizaciju. Koliko želite da događaj bude otvoren za širu publiku? Ako je više za poslovne partnere onda je manja potreba za promocijom. Ako je cilj što veća promocija onda ispitati mogućnost za uvezivanje sa masovnijim društvenim mrežama i kanalima. Na primjer, možete događaj uživo prenositi na Facebook ili YouTube platformi.
- Priprema – Pravovremena odluka o odabiru platforme ii organizaciji resursa ovisno od očekivanog broja. Ako imate na raspolaganju više osoba koje su zaposlene, bitno ih je podijeliti u dvije skupine. Prva da tehnički ovlada platformom, a druga da se tematski pripremi i svoj angažmanom i komunikacijom utiče na veću aktivnost i dinamiku događaja. Priprema pitanja i anketa prije, tokom i nakon događaja. Marketing plan kako bi se došlo do velike i kvalitetne publike. Promocija prije, komunikacija tokom i angažman i analiza nakon događaja služi za unapređenje ciljanog i svakog budućeg virtualnog događaja. Planiranje dodatnih marketing alata kao što su Email, društvene mreže, ankete i online zajednica su neke od mogućnosti kako bi se vaši ciljevi nastavili i nakon samog događaja. Emailom možete prikupiti sve registrovane učesnike i obavještavati ih o budućim aktivnostima. Društvenim mrežama možete omogućiti uvezivanje učesnika putem recimo LinkedIn platforme. Anketama nakon događaja prikupljate vrijedne informacije i sugestije koje nakon analize mogu biti osnova za buduće poslovne odluke. Online zajednica nakon događaja može podići vrijednost vaše mreže saradnika koja omogućava nastavak virtualnog druženja i kolaboracije u asinhronom obliku. Sve navedeno je neophodno planirati i testirati prije samog početka događaja.
- Organizacija – Definisati calendar i raspored dužnosti kako bi se tačno znalo ko, šta i kada radi. Definisanje vlasništva nad zadacima olakšava i ubrzava procese pripreme i samog događaja. Poželjno je imati i pripremljene opcije za lošu konekciju, prekid internet konekcije, drastično manji ili veći broj učesnika od očekivanog. Na primjer, ako je internet konekcija iz nekog razloga prekinuta imati rezervni kanal komunikacije kojim bi se učesnicima poslala informacija u terminu nastavka konferencije.
- Sigurnost – Svaka platforma ima svoje sigurnosne postavke i preporuke. Obavezno se detaljno upoznati i poduzeti neophodne korake kako bi se događaj osigurao od neželjenih učesnika. Koristite šifre za pristup, virtualne sobe za čekanje i sve ostalo što je neophodno kako bi događaj bio osiguran da samo registrovani učesnici prisustvuju.
- Virtualni događaj – Kad počne onda je focus na trenutne aktivnosti i učesnike. Brinuti se da svako pitanje dobije odgovor. Ako je veliki broj pitanja imati spremnu online zajednicu gdje će učesnici naći odgovore nakon konferencije. Gledati na vrijeme i pridržavati se dogovorenog rasporeda. Govornici, moderator i paneli da imaju aktivnu diskusiju kako putem videa tako i na mjestima za chat ili Q&A. Biti spreman i na djelovanje po potrebi ovisno o okolnostima. Recimo poželjno je da ako publika nije aktivna, neko od organizatora uskoči sa spremnim pitanjem kako bi se učesnici više angažovali. Koristiti sve dostupne alate kako bi se osigurala raznolikost interakcije i kolaboracije. Tu su ankete, virtualne table za skiciranje, društvene igre, razgovori sa svima, određenim tematskim grupama, ili jedan na jedan.
- Nakon događaja – Nakon što se završio događaj neophodno je osigurati da učesnici dobiju vrijedne informacije. Ako je događaj sniman, da se objavi snimak konferencije. Snimak može koristiti kako samim učesnicima da ponovo prođe neke dijelove koje smatraju zanimljivim i svim ostalim koji iz nekog razloga nisu mogli prisustvovati da pogledaju i eventualno se naknadno uključe sa pitanjima i sugestijama na online zajednici koja je oformljena kako bi učesnici mogli diskutovati o temama događaja. Za reputaciju organizatora je pozitivno da se o temama konferencije može nastaviti diskusija na online forumima koji mogu biti rezervisani samo za učesnike ili otvoreni za sve zainteresovane. Organizatori imaju priliku koristiti principe integrisane marketing komunikacije kako bi koordinirano komunicirali i promovisali teme događaja.
- Analiza – Kao i svaka druga poslovna aktivnost bitno je utvrdit uspješnost virtualnog događaja. Mogu se imati jednostavni indikatori uspješnosti kao broj registrovanih učesnika, broj pitanja i odgovora, broj ostvarenih novih konekcija, broj novih ugovora ako događaj ima i prodajnu komponentu itd. Analiza bi trebala rezultirati zaključkom, naučenim lekcijama i sugestijama za buduća unapređenja. Treba imati u vidu transparentnu prirodu većine virtualnih događaja tako da je recimo svima vidljiv broj pregleda na društvenim mrežama, kao i broj i kvaliteta pitanja učesnika.
I naš je zaključak da kvalitetno upravljanje virtualnim događajima predstavlja izazov koji zahtjeva agilan i otvoren pristup. Spremnost na testiranje i implementaciju novih ideja su ključ uspjeha i razvoja. Učenje na tuđim i sopstvenim greškama svakog organizatora obogaćuje istog novim iskustvima i znanjem. Posebno je ta spremnost na neophodnu agilnost izražena u digitalnim procesima gdje se uslovi i okruženje brzo mijenjaju. Do jučer su se organizatori spremali za velike projekcije po kinima, a već danas koordiniraju projekciju filmova Sarajevo Film Festival na digitalnim platformama.