Sve studije to potvrđuju: sretan zaposlenik gradi dobar tim koji daje odlične rezultate, ima zadovoljne klijente i najbolji je ambasador branda kompanije u kojoj radi. To je ono što bi trebao biti cilj svake poslovne organizacije. No, da li zaista ulažemo dovoljno napora da tako bude i šta se sve promijenilo u korporativnom komuniciranju, posebno nakon pandemije virusa COVID-19, koji je donio brojne promjene u svim segmentima naših života, posebno u onom poslovnom?
Način na koji ljudska bića komuniciraju međusobno vjerovatno se promijenio tokom 2020. godine, više nego ikada prije. Oglasne ploče u salama ili holovima korporacija, nisu mjerodavan pokazatelj koliko je zaposlenika pročitalo određeno obavještenje, niti je tradicionalna pisana komunikacija, te „spuštanje“ zadataka ka vrhu prema najniže rangiranom radniku u vidu pisanog traga bilo kakav pokazatelj uspješnosti internog komuniciranja. Digitalna revolucija mijenja sve!
Kako se priroda posla sve više mijenja, a vrhunac promjena dešava se upravo tokom 2020. godine, kompanije su uhvaćene u koštac sa adekvatnim komunikacijskim alatima putem kojih mogu efikasno komunicirati sa svim zaposlenicima. Posebno iz razloga što veliki broj kompanija danas radi putem remote-a, tj. zaposlenici radne obaveze obavljaju iz svojih domova, uzročno-posljedično zbog vanrednih okolnosti pandemije virusa COVID-19. Kompanije koje žele adekvatno odgovoriti na ovaj izazov, prinuđene su komunikaciju unaprijediti putem digitalnih platformi, sa kojima se do sada možda nisu susretali.
Operativno komuniciranje
Dok je fokus organizacionog komuniciranja fokusirana na nivou kompletne kompanije, operativna komunikacija uključuje više grupa i interakcije „peer-to-peer“. Operativna komunikacija obično se fokusira na sljedeća područja:
- Upravljanje poslovanjem,
- Logističku koordinaciju i tok poslovanja,
- Razmjena znanja i iskustva,
- Poslovne politike i procedure,
- Mentoring i profesionalni razvoj.
Kompanije, pogotovu one velike i one koje imaju izuzetno dinamičko poslovanje na dnevnoj razini, u potrazi su za komunikacijskim alatima koji nude sljedeće funkcionalnosti:
- Podršku za upravljanja sadržajem,
- Upravljanje kampanjama,
- Upravljanje svakodnevnim zadacima,
- Delegiranje uloga.
Alati za interno komuniciranje
Danas se u mnogobrojnim kompanijama, posebno u privatnim, oglasne ploče i usmeno prenošenje radne učinkovitosti, itekako smatra outdated. Razlog tome su brojne aplikacije i programi za praćenje efektivnog rada zaposlenika. Osim toga, aplikacije se koriste za izvršavanje radnih i zadatih zadataka. Osim maila kao dijela svakodnevne komunikacije, tu su i brojni drugi načini: grupni chatovi na na msng, viberu, whatsapp-u, brojne platforme za praćenje učinkovitosti onih koji komuniciraju Gant plan, Milestone, te ona neizbježna – ali kako vrijeme prolazi sve manje korištena – komunikacija uživo.
Interna komunikacija je jedno od polja na koje digitalizacija i pandemija imaju najviše utjecaja. Dokazuje to i činjenica pojave i razvoja kompanija koje nude platforme za tzv, digitalno radno mjesto ili digital workplace. Tu se odvija, razmjena dokumenata, zajednički rad na dokumentima, komunikacija jedan na jedan, grupne video konferencije, organizacija dokumentacije, odjela firme, upravljanje projektima i zadacima. One najuspješnije su naravno već svima poznate kao Google G Suite koji se upravo dok ovo pišemo re-brendira u Google Workspace. Tu je i Microsoft Teams sa poznatim MSOffice alatima i video pozivima. A novije i sve uspješnije platforme su Slack, Confluence+Jira, Flock, Miro, Asana i slične koje svoje usluge nude po modelu SaaS tj, kao cloud platforma. Ove nove firme su izuzetno agilne i prilagodljive čime su omogućile integracije drugih sistema kako bi se njihova platforma učinila poslovne aktivnosti efikasnijim. Tako na primjer, unutar Slack možete imati razgovore po odjelima, razgovore 1 na 1, a i druge platforme koje se integrišu kao GoogleDrive za pohranu i kolaboraciju na dokumentima, ZOOM za obavljanje video poziva i recimo Trello za upravljanje projektima. Sve navedeno unutar jednog virtualnog ureda.
Izvršni tim i upotreba novih tehnologija
Kako izvršni timovi rade na povećanju prihoda i smanjenju troškova poboljšanjem efikasnosti, prvenstveno u vezi sa unutrašnjim komunikacijama i vođenjem operacija, oni se također moraju boriti s jednako značajnim ciljem: oblikovanje i vođenje misije kompanije. A to danas uspijevaju uz pomoć svih prednosti modernih tehnologija. Posljedni statistički podaci govore da čak 84% zaposlenika rado koriste privatne telefone u komunikaciji sa radnim kolegama i nadređenim osobama, ukoliko će im to olakšati komunikaciju, zanemarujući činjenicu da nekim od njihovih nadređenih kompanije možda plaćaju telefonske račune. Također, čak 75% zaposlenika posjeduje minimalno jednu aplikaciju na mobilnom telefonu koju koriste isključivo za poslovnu komunikaciju, a pretpostavke za 2021. godinu su da će taj procenat doseći nevjerojatnih 100% u razvijenim zemljama, te se povećati do 10% u odnosu na trenutnu situaciju.
Nadalje, istraživanja pokazuju da komunicirajući sa izvršnim timovima i radnim kolegama putem bilo koje aplikacije, štedi prosječno 58 minuta radnog vremena i podiže učinkovitost za 34%.
Statistički podaci nimalo ne čude, ukoliko se uzmu u obzir velike promjene u poslovanju uzrokovane brojnim faktorima, poput rapidnog napretke modernih tehnologija, vanredne situacije uzrokovane pandemijom Covida-19. Kompanije se iz navedenih razloga sve više fokusiraju na optimizaciju zaposlenika, zadržavanju osoblja podizanjem morala, boljim radnim uvjetima, s obzirom da se od zaposlenika očekuje ubrzan napredak, razvoj, učenje novih tehnologija i njihova primjena na svakodnevno poslovanje. A statistike pokazuju da čak 90% radnika je učinkovitije ukoliko imaju pohvalu od svog poslodavca, pogotovo ukoliko je ona „javna“.
AI-umjetna inteligencija olakšava poslovanje
Da, 2020. godina je godina za osnaživanje radne snage sa AI alatima za komunikaciju! Novi prediktivni modeli podataka mogu pomoći menadžerima da vode dosta učinkovitije kompanije na čijem su čelu, omogućavajući svojim ljudskim kolegama da uskoče i izvrše sofisticiranije strategije zasnovane na ovim poboljšanim podacima. U ovom kontekstu, AI ne zamjenjuje ljude, već pomaže ljudima da donesu bolje i konstruktivnije odluke, te da pokrenu svoje poslovanje naprijed.
Da bismo razumjeli šta je zapravo marketing ili biznis osnažen umjetnom inteligencijom, možemo pogledati nekoliko trenutnih primjera. Tehnološki div Apple, na primjer, koristi bezbroj različitih AI poboljšanih tehnologija kako bi unaprijedio iskustva korisnika. Naprimjer, iPhone i iPad uređaji koriste tehnologiju prepoznavanja lica, Apple Store koristi duboko AI učenje kako bi otkrio nelegalne aktivnosti. Još jedan vrlo zanimljiv primjer korištenja umjetne inteligencije primjenjuje Lowe’s u svojoj službi za korisnike. Od 2018. godine, Lowe’s je počeo implementaciju stvarnih robota koji obilaze njihove fizičke trgovine i pružaju pomoć klijentima kojima je potrebno.
Postoji još mnogo primjera primjene umjetne inteligencije za unaprijeđenje poslovanja. Može se upotrijebiti za dovršavanje zadataka u samo nekoliko sekundi, za koje bi čovjeku trebali sati, pa čak i dane, stoga ne iznenađuje želja kompanija da je koriste. Detaljna statistička analiza aktivnosti korisnika, naprimjer, zahtijeva sate rada, dok AI to može uraditi u samo djeliću tog vremena. Ukratko, mora se priznati da AI tehnologija može poboljšati produktivnost, donijeti višu razinu učinkovitosti i omogućiti kompanijama da provedu kompleksnija istraživanja tržišta nego ikada ranije. izvedu složeniju razinu istraživanja tržišta.
U finalu, AI je taj segment koji mijenja internu komunikaciju, koja se sada mnogo više svodi na razmjenu podataka putem uređaja, nego komunikaciju uživo.
Izvori:
- https://www.beekeeper.io/blog/internal-communication-trends/
- https://blog.smarp.com/experts-explain-how-covid-19-is-changing-internal-communications
- https://staffbase.com/blog/7-reasons-why-internal-communication-is-important-for-success/
