Digitalizacija lokalne uprave u Bosni i Hercegovini je tema od interesa za uposlenike lokalne uprave, općinske vijećnike, (Grado)načelnike, a najviše se tiče samih građana kao i poduzetnika. Pročitajte i šta Srđan Mandić planira u općini Centar vezano za digitalizaciju lokalne uprave.
Sama mogućnost da građani dobiju traženi izvod iz matičnih knjiga samo putem web ili mobilne aplikacije zvuči nekako što bi se u ova digitalna vremena moglo jednostavno implementirati i koristiti.
Još kad bih išli korak dalje prema digitalnoj transformaciji gdje bi institucija koja po svojim pravilima zahtjeva da građanin preda recimo svoj rodni list, u principu ima pristup digitalnoj platformi matičnih knjiga gdje bi građanin samo eksplicitno dozvolio pristup instituciji da registruje traženi dokument. Time građanin predaje svoj predmet ili zahtjev instituciji ili subjektu koja isti potražuje a da ne gubi svoje vrijeme, niti vrijeme i resurse lokalne uprave. Svi zadovoljni, i sve digitalno.
Primjeri digitalizacije usluga lokalne uprave
Nešto slično postoji u Estoniji i njihovoj E-Health platformi gdje svaki građanin upravlja sa svojim zdravstvenim kartonom i po potrebi dozvoljava pristup zdravstvenim ustanovama na uvid. Ipak moramo pričekati da završimo procese digitizacije i digitalizacije (postoji razlika ova dva pojma) kako bi bili spremni sa naprednije transformacije upravnih i poslovnih procesa.
Na prostoru Bosne i Hercegovine postoje i pozitivni primjeri gdje lokalne uprave pokušavaju iskoristiti tehnologiju kako bi unaprijedili svoje usluge a i privukli investicije.
- Tako je recimo općina Kakanj implementirala platformu e-općina gdje putam usluge e-Matičar građani sa prostora Federacije BiH mogu izvode i uvjerenja iz matičnih knjiga naručiti putem elektronskog obrasca, nakon čega će traženi dokument(i) biti dostavljeni putem pošte. Sistem je razvila domaća firma iz Kaknja, Kingdom Alliance.
- Drugi primjer je kolaboracije više lokalnih uprava u Bosni i Hercegovini u cilju jednostavne i transparentne komunikacije građana i lokalne uprave. Uz financiranje Vlada Švicarske, Razvojni program Ujedinjenih nacija (UNDP) je koordinirao izradu web i mobilnih aplikacija za Android i iOS pod imenom eCitizen.
- Grad Bijeljina je pokrenula posebnu web stranicu za potencijalne investitore kako bi omogućila jednostavnije informisanje potencijalnih ulagača u privredne potencijale te lokalne zajednice.
Preduslovi za uspješnu digitalnu transformaciju
Navedeni primjeri pokazuju da se nešto radi ali i raznolikost u pristupu. Proces digitalne transformacije zahtjeva sistemski pristup i koordinaciju mnogih aktivnosti. Naravno, prvo je bitno identificirati glavne prepreke u ovom neizbježnom procesu.
Kulturološka promjena u procesima javne uprave – teško je prihvatiti činjenicu da će za izdavanje rodnog lista biti neophodno samo pristup internetu i elektronska identifikacija. Uposlenici koji su godina prilagođavali svoje aktivnosti, pa čak i unapređivali iste kako bi građani bili zadovoljni moraju da prihvate činjenicu da kako sada plaćamo račun putem interneta tako i građanin želi da dobije svoj rodni list.
Politička prepreka koja ne želi transparentne procese – nisu popularne odluke i promjene koje ugrožavaju radna mjesta i mnogim ljudima u lancu rukovođenja službama oduzimaju ovlaštenja. Iz ugla političara to nisu poželjne aktivnosti jer se gubi podrška glasača među uposlenicima uprave.
Organizacijska prepreka – ustaljeni raspored nadležnosti se teško uspostavlja, a još teže mijenja i transformiše u nešto gdje će biti angažovano mnogo manji broj ljudi, bez obzira ne efikasniji krajnjii ishod. Prihvatanje odgovornosti i unapređenje procesa gdje je glavni cilj efikasnost i smanjenje troškova nije baš prihvaćen koncept u javnoj upravi. Poznata je krilatica “Ako ne potrošimo kompletan budžet neće nam odobriti isti ili veći iznos za iduću godinu”…
Pet gradivnih blokova digitalne transformacije
Ako su navedene prepreke minimalizirane implementatori i ostali učesnici u lokalnoj upravi bi trebali da imaju u vidu pet ključnih sastavnih blokova svake digitalne transformacije:
Operativna okosnica lokalne uprave – Temeljno poznavanje trenutnih operacija i poslovnih procesa unutar lokalne uprave. Poznavanje razvojnih mogućnosti i standarda za upravljanje sistemima i procesima, kao i trenutni kapacitet uposlenih i njihove razvoje mogućnosti. Da bi nešto transformisali prvo moramo tačno sa čim raspolažemo.
Digitalna platforma – Lokalna uprava sve više ide u pravcu organizacije koja se bavi razvojem software rješenja i IT sistema, tj. Uprava postaje digitalna platforma. Mijenjajući ugao gledanja odgovorni u upravi će drugačije gledati na procese i standarde koji će biti više i frekventnije izloženi promjenama i unapređenjima kao i svaka software platforma.
Prepoznavanje želja građana tj. uvid u podatke o građanima – Kontinuirano praćenje i istraživanje šta građani žele i kako im lokalne uprava u tome može efikasno pomoći. Unutar lokalne uprave svi uposleni bi trebali imati pristup istraživanjima, anketama i podacima o željama i zahtjevima građana. Ova platforma za razmjenu i dijeljenje želja omogućava kontinuirana unapređenja i što je važnije šta nije u funkciji građana i poslovnih subjekata.
Okvir odgovornosti – Odgovornost za određene dijelove digitalnih usluga prema građanima bi trebale biti distribuirane na način kako bi se očuvala određena samostalnost i odgovornost dok bi u isto vrijeme usluga doprinosila unapređenju misije kompletne lokalne uprave. Nešto kao e-Matičar gdje bi odgovornost za sistem i platformu usluge bila definisana u određenom sektoru tj. Matičnom uredu dok bi njihova inovativnost i kvaliteta usluge doprinosio misiji općine.
Razvojna vanjska platforma – Lokalne uprave mogu otvoriti svoje digitalnu platformu prema partnerima, kao recimo bankama, kako bi građanima pružili uslugu jednostavne naplatu usluga i taksi (konačno ukinuti taksane markice). Ili recimo omogućiti aplikacija iz viših organa vlasti pristup svoji podacima kako bi se donosile kvalitetnije odluka. Može se recimo omogućiti i razvoj aplikacija i servisa koji bi koristili podatke lokalne uprave. Mogućnosti su (ne)ograničene.
O planovima i aktivnostima digitalne transformacije u općini Centar razgovarali smo sa načelnikom općine Centar.
Kako ste proveli prvi radni dan kao načelnik općine Centar?
Specifična situacija u koju nas je dovela pandemija i pomjeranje lokalnih izbora diktirala je nešto drugačiji raspored obaveza nego što je to uobičajeno, pa se umjesto obilaska opštinskih službi i upoznavanja sa uposlenicima već od prvog dana krenulo se rješavanjem nagomilanih problema. U prvim danima nakon preuzimanja dužnosti sa svojim saradnicima sam obišao klizište u Ulici Hakije Kulenovića. Taj problem smo, zbog opasnosti po živote i imovinu građana i građanki koji tu žive i rade, stavili na sami vrh liste prioriteta za ovu godinu. Tokom kampanje često sam naglašavao da ćemo raditi na dovođenju pitke vode u svako domaćinstvo. Sa direktorom KJKP „Vodovod i kanalizacija“ Enverom Hadžiahmetovićem sam, nakon obilaska lokacija Poljine, Kromolj i dijela Alipašine ulice, dogovorio prve korake u ispunjavanju datih obećanja. Uglavnom, prvi dani, iako je bilo vrijeme novogodišnjih praznika, protekli su u radnoj atmosferi.
Koja tri konkretna koraka planirate poduzeti kako bi rad javnih službi u općini Centar bio transparentniji u prvih 6 mjeseci mandata?
Prvi konkretan korak je već učinjen. Naime, kao što sam to i obećao tokom predizborne kampanje, obezbijedili smo direktno praćenje sjednica Opštinskog vijeća putem našeg YouTube kanala i zvanične Facebook stranice. Drugi korak biće priključivanje Opštine Centar ranije uspostavljenim kantonalnim registrima imenovanih lica i zaposlenih u javnom sektoru, kao i registru javnih nabavki. Međutim, bez obzira na već učinjeno, ovdje moram reći da je transparentan rad javnih službi trajno strateško opredjeljenje, a ne samo povremeni, kampanjski rad. U tom smislu gledano, prvi koraci koje smo učinili ili namjeravamo učiniti su samo dio sistema koji želimo uspostaviti. Proces digitalizacije koju namjeravamo provesti, nije samo pitanje uvođenja novih tehnologija u stari sistem rada, nego složeni proces uspostavljanja novog, funkcionalnijeg sistema, na kojem je potrebno trajno i kontinuirano raditi. Trenutno sa svojim saradnicima aktivno radim na upoznavanju sa organizacionom i kadrovskom strukturom Opštine, kako bismo što bolje odgovorili ovom složenom zadatku. Minimum koji ovdje moramo ostvariti je da građani i privrednici više ne budu kuriri, koji prenose dokumente od jednog šaltera do drugog. Drugim riječima, potrebno je raditi na boljem povezivanju organa državne uprave. Pored toga, moramo obezbijediti i ozvaničiti nesmetanu dvosmjernu komunikaciju građana i građanki sa jedne, i organa uprave sa druge strane.
Do sada su u većini slučajeva društvene mreže korištene za plasiranje vijesti lokalnih uprava i rada načelnika. Možemo li očekivati upotrebu digitalnih kanala komunikacije kako bi se više uključili i sami građani (javne rasprave, ankete, transparentnije upošljavanje i sl.)?
Društvene mreže i drugi servisi digitalnih kanala komunikacije će se intenzivnije koristiti u narednom periodu. Donošenjem odgovarajućeg pravilnika, definisati će se prava i odgovornosti korisnika društvenih mreža sa opštinske strane. Cilj nam je da društvene mreže ne budu samo sredstvo komunikacije sa opštinskim službama, nego platforma na kojoj bi se razmjenjivale ideje i informacije važne za funkcionisanje opštine u cjelini. Upoznat sam s time da su i ranije postojale ankete i pozivi za učešće građana u javnim raspravama, kao npr. prije izrade budžeta, ali da je odziv bio neznatan. Nastojat ćemo značajnije propagirati ovaj vid komunikacije, kako bi postigli značajniji odziv građana. Mislim da će nam u tom smislu od pomoći biti i učešće na projektu Jačanje uloge mjesnih zajednica u BiH, koji je suštinski orijentisan ka jačanju aktivizma, a u tome se u značajnoj mjeri oslanja na društvene mreže.
Uspješna digitalna transformacija zahtjeva optimalnu interakciju konstantnih promjena tehnologije, ljudi i procesa koji rješavaju probleme. U tom kontekstu koje korake planirate poduzeti u oblasti ljudskih resursa i kulture rada javne uprave? I vezano, koje nove tehnologije planirate angažovati u procese koji upravu čine efikasnom, a građane zadovoljnima (IoT, Analiza podataka-big data, AI i sl.)?
Djelomičnom reorganizacijom općinskih službi i promjenom fokusa djelovanja, usmjerenog na građane i privredu, radit ćemo na promjeni korporativne klime i kulture. U korištenju informacionih i komunikacionih tehnologija, planiramo koristiti sve dostupne tehnologije za koje procijenimo da su učinkovite, realno potrebne, ekonomski opravdane i operativno provodive. Bit ćemo otvoreni prema ponudama firmi iz informacionih i komunikacionih sektora u smislu prezentovanja i eventualnog prihvatanja ideja, na navedenim načelima. Zainteresovani smo i za saradnju i zajednički nastup sa drugim gradskim općinama, te Gradom i Kantonom. Internet ne prestaje na opštinskim granicama, te vjerujemo da korisni servisi trebaju biti prisutni u cijelom gradu, a ne samo fragmentarno.
Na web stranici općine Centar se nalaze linkovi sa elektronskim formularima kako bi olakšali građanima pristup istim. Time je uprava omogućila građanima da brže dođu do formulara i eventualno ubrzaju proces prodaje i umanje potrebu štampe formulara od strane uprave. To je digitizacija. Kada možemo očekivati početak digitalizacije gdje će kompletan proces biti putem Interneta tj. građanin popuni obrazac i dobije uslugu putem interneta, ili dostave, bez potrebe odlaska u prostorije uprave?
Proces digitalizacije, u kontekstu postavljenog pitanja, je neodvojivo povezan sa implementacijom sistema elektronskog potpisa, koji je trebao da zaživi sredinom 2020. godine. Na žalost, u operativnom smislu se ništa nije promijenilo, te smo još „na čekanju“. Razmišljamo o uvođenju internog elektronskog potpisa koji podrazumijeva internu registraciju fizičkih i pravnih lica u Opštini, ali moramo detaljno ispitati zakonsku osnovu, odnosno ograničenja važnosti dokumenata potpisanih i dostavljenih na ovakav način. Inače, objavu obrazaca na našoj web stranici imamo od 2008. godine.
Upotreba novih tehnologija može učiniti svaku upravu efikasnijom i onemogućiti potencijalne malverzacije. Na koje konkretno procese mislite da mogu umanjiti malverzacije primjenom digitalizacije?
Malverzacije se mogu smanjiti na najmanju moguću mjeru povećanjem transparentnosti. Svi relevantni podaci, u skladu sa Zakonom o zaštiti ličnih podataka, moraju biti objavljeni na opštinskoj stranici te redovno ažurirani, a za sadržaj će biti direktno zaduženi i odgovorni pomoćnici opštinskog načelnika. Procesom digitalizacije biće obuhvaćeni ne samo podaci koji se odnose na trenutne aktivnosti opštinske administracije nego i stara građa koja se nalazi u zoni javnog interesa.
Hrvatska je prije par sedmica usvojila zakon koji omogućava jednostavnije poslovanje tzv. Digitalnim nomadima. Šta vaša lokalna uprava može uraditi kako bi poboljšala poslovno okruženje firmama i pojedincima? Kako može olakšati onima koji rade na daljinu tj. rade za naručioce u svijetu, a troše većinu novca u Opštini Centar?
Slično kao u odgovoru na jedno od prethodnih pitanja – osnovni preduslov je mogućnost korištenja digitalnog potpisa. Pored ovoga, uvest ćemo mogućnost plaćanja putem interneta. Međutim, elektronsko plaćanje predstavlja samo djelić digitalnih usluga koje trebamo ponuditi građanima i privredi. Ono što trebamo je kompletna usluga počevši od podnošenja zahtjeva, njegove brze i transparentne obrade, do elektronskog plaćanja. U protivnom, mogućnost elektronskog plaćanja neće imati smisla ukoliko se na obradu predmeta čeka više sedmica ili mjeseci.
Kao medij koji se zalaže za razvoj nauke i obrazovanja primijetili smo recimo da glavni grad nema astronomsku opservatoriju kao većina glavnih gradova u Europi. Koje aktivnosti možemo očekivati u pravcu obnove ili gradnje novog astronomskog opservatorija u glavnom gradu?
Tokom predizborne kampanje opštinski odbor Naše stranke Stari Grad je kao jedan od prioritetnih projekata označio obnovu i revitalizaciju trebevićke opservatorije. Projekte poput ovoga svesrdno podržavam, ali mislim da u rješavanju ovako važnih pitanja moramo postići razumijevanje i saglasnost šire društvene zajednice. Bilo kako bilo, Opština Centar će u okviru svojih mogućnosti nastojati pomoći realizaciju svih projekata značajnih za razvoj nauke i obrazovanja, jer je to temelj za poboljšanje kvaliteta života svih naših građana i građanki.
I za kraj, može li se očekivati na kraju četverogodišnjeg mandata da općina Centar bude najtransparentnija i sa najviše digitaliziranih usluga prema svojim građanima u BiH?
Zbog kapaciteta i potencijala kojima raspolaže realno je za očekivati da Opština Centar bude u samom vrhu u provođenju navedenih procesa. Hoće li ona na kraju mog mandata biti prva zavisi i od toga koliko će na ovom polju uraditi ostale opštine u Bosni i Hercegovini. Mi ćemo se sa svoje strane svojski truditi da opravdamo očekivanja građana.
Zahvaljujemo se načelniku na izdvojenom vremenu da odgovori na naša pitanja
Zaključak: Zašto nam je potrebna digitalna transformacija lokalne uprave?
Navodimo samo nekoliko primjera.
- Transparentnija uprava i manji rizici od političke zloupotrebe pa do najmanjih malverzacija kada vam se ubaci neko preko reda na šalteru dok vi uredno čekate (sa ili bez rednog broja).
- Efikasnija uprava – izdavanje dokumenata će se dešavati trenutno i po potrebi bez gubljenja vremena odlaska i čekanja u redovima
- Jednostavniji i kvalitetniji život građana gdje će se više ulagati u nauku, obrazovanje i proizvodnju novih vrijednosti (a manje u upravu koja izdaje papire)
