Loše korištenje dostupnih tehnologija | Loša priprema i implementaciji bez planiranja | Olako i samouvjereno pristupanje novim tehnologijama … Sve su ovo razlozi za lošu organizaciju virtualnih događaja. Učimo li na vlastitim greškama?
Amar Hadžimahmutović | Anela Ramić-Šabanić
Poslovni sastanci i razni eventi su samo od nekih stvari koje smo organizovali uživo. Posebno u našem društvu jako je bitno da se jedan poslovni sastanak održi uživo, rijetkost je bila da se koriste platforme poput Zoom-a ili Skype-a kako bi se isti održao.
Međutim zadesila nas je pandemija Covid-19 koja nas je bukvalno prikovala za kuće, udaljila nas jedne od drugih u fizičkom smislu te primorala da dosadašnje navike promijenimo te uvedemo nove. Upravo jedna od takvih stvari su i virtuelni događaji.
Sigurno mislite da je lako organizovati jedan virtuelni događaj ili online konferenciju koristeći neku od platformi za organizaciju online događaja, kreirati listu učesnika, ali to zapravo i nije tako jednostavno. Nije dovoljno samo imati platformu, učesnike i krenuti sa organizacijom.
Međutim ako ste se ikada susreli sa planiranjem određenog eventa, jedna stvar je zaista zajednička, a to je da je zapravo potrebno dugo vremena i potrebno je dosta detaljnog planiranja da bi se isti održao.
U nastavku vam donosimo 7 važnih lekcija koje su naučene iz organizacije veirtualnih konferencija za ovo vrijeme.
Komunikacija organizatora
Najveći izazov sa kojim smo se susreli u zadnjih godinu dana dok smo radili od kuće jeste upravo komunikacija. Nedostatak komunikacije u kreiranju online događaja može izazvati mnoge posljedice, organizujte vaš tim da komunicira svakodnevno, da dijelite informacije jedni između drugih, te osigurajte da imate savršen kanal komunikacije, koji je brz i efektivan.
Metode te veću aktivnosta i anagžovanost publike
Prva stvar koju će vas neko pitati i zbog koje zaista i radite neki događaj jeste posjećenost istog, aktivnost publike i povezivanje. Da li se publika uključila u događa i da li je događaj bio dovoljno interaktivan u tom smislu. Upravo ova aktivnost jeste poenta svakog događaja i zapravo ono što nam najviše i treba kada je u pitanju organizacija i sama realizacija.
Svaki događaj može biti virtuelni
Sa današnjim širokim spektrom tehnologije i sa svim onim čime ona raspolaže danas je sve moguće kreirati. Kompanija Hubilo vam omogućava repliciranje i implementiranje svih live elemenata jednog live događaja u virtuelni. Shvatite da ispred sebe zapravo imate DJ-a ili koktele, a sve se to događa dok zapravo sjedite u svom domu.
Stvari mogu poći po zlu
Iako mislimo da smo dobro organizovali neki virtuelni događaj, greške se ipak mogu dogoditi. Uvijek osigurajte dodatne planove u slučaju da određena stvar krene po zlu, jer uvijek morate biti dovoljno spremni da pređete sve prepreke i da događaj dovedete do savršenstva. Budite spremni da osigurate dodatne planove za najvažnije stvari, govore učesnika, publiku, tehničke pogreške, eventualna pucanja internetske mreže.
Planiranje, planiranje, planiranje
Planiranje je u svakom poslu jako važno. Jer samo ako imate dobar i detaljan plan, možete osigurati da se stvari odvijaju onako kako vi želite. Isplanirajte sve detaljno baš onako kako biste isplanirali i događaj koji bi se dešavao uživo. Isplanirajte agendu, govornike, voditelje događaja, vremenske zone ako je međunarodni događaj, koju vrstu događaja organizirate, da li će ići uživo ili će samo biti snimano pa poslije objavljeno? Ako će ići uživo na koji način ćete ga prenositi, na kojim kanalima će sve biti prenošeno itd.
Istražujte tehnologiju
Istraživanje tehnologije i novih tehnoloških dostignuća mnogi od nas nikada nisu ni pomišljali da će da rade. Međutim promjenom naših navika i života to je upravo postala naša realnost, ali ono što je najbitnije postala je potreba. Srećom izbog tehnoloških opcija je danas ogroman, te imate veliki broj opcija kako biste organizovali i unaprijedili svoj virtuelni događaj, a sve u cilju da bude uspješan te da učesnici, klijenti, ali i vi sami budete zadovoljni izvršenim poslom.
Raznolikost
Sada se u potpunosti možete posvetiti organizaciji događaja raznih formata i tema. Do sada ste sigurno bili organizatori jedne vrste događaja, uspješni u tome, ali primjenom novih tehnologija u današnje vrijeme u potpunosti možete organizirati različite događaje i ostati uspješan organizator.
Koliko god bili dobri u određenim stvarima te željeli da one ostanu uvijek takve, ipak moramo biti spremni na promjene te biti spremni da učimo, jer nikada ne znamo kada nam nešto može zatrebati.
Izvori:
- https://blog.marketo.com/2020/04/5-lessons-learned-after-one-month-of-virtual-events-field-marketing.html
- https://blog.hubilo.com/lessons-learned-from-hosting-largest-virtual-conferences/
